Como estruturar uma carta comercial

No seguimento do nosso último artigo sobre a a linguagem a ser utilizada numa carta comercial, chegou o momento de nos debruçarmos um pouco sobre a forma correcta de estruturar essa mesma carta comercial.

Como já sabemos uma grande parte das cartas recebidas numa empresa acaba por nem sequer chegar a ser lida pelo destinatário, sendo muitas vezes posta de lado. Na maioria dos casos, o esforço, tempo e dinheiro despendido acaba por não corresponder ao objectivo pretendido. Estruturar uma carta comercial de forma adequada é por isso muito importante, sendo fundamental existir um cuidado para se destacar da concorrência, recorrendo sempre a alguma originalidade, pois é esta que fará a diferença entre uma carta que atinge o seu objectivo ou uma carta que acaba no monte do “lixo”.

Estruturar a carta

Em geral, a carta não tem uma extensão obrigatória definida, mas deve ter as seguintes partes constitutivas: cabeçalho, introdução (com saudações), corpo da carta, despedida e assinatura (e em algumas ocasiões, P.S. – post-scriptum – e notas). Importante, também, é a correção formal e a adequação do discurso à situação de comunicação.

De seguida mostramos-lhe alguns aspectos importantes a ter em conta na altura de estruturar uma carta comercial, entre os quais se destacam:

  • Cabeçalho – O cabeçalho deve servir para colocar a informação básica acerca da empresa, por exemplo: Logótipo; Nome completo da empresa; Alguma informação referente ao sector em que opera (consultoria, fornecimento de serviços. . . ) Morada completa e contactos (telefone, fax, email e página da internet, caso possua).
  • Local e Data – A data e o local deverão ser colocados logo abaixo do cabeçalho.
  • Dados do destinatário – A informação relativa ao destinatário da carta deve ficar sempre localizada à esquerda da folha. Esta deverá conter, por exemplo, o nome do destinatário, o título ou cargo e a sua morada (não tem de estar tão completo como no envelope).
  • Assunto – O assunto é onde deverá constar uma breve alusão ao que irá ser discutido no corpo da carta. Deve ser claro e não muito extenso.
  • Saudação – A saudação deverá sempre escrever-se do lado esquerdo. Deverá ser feita através de vocativo, sempre seguido de vírgula (tratamento de cortesia, sem esquecer o cargo da pessoa a quem se dirige). Entre as maneiras mais comuns de fazer a saudação, e que variam conforme a relação entre emissor e destinatário, temos, por exemplo: Excelentíssimo Senhor, Distinta Senhora…
  • Corpo da carta – É no corpo da carta que deverá ser desenvolvido o assunto propriamente dito. O texto, além de ser claro, deve ser objetivo, como forma de evitar múltiplas interpretações, o que pode prejudicar a intenção pretendida e os próprios negócios.
  • Despedida – A despedida pode ficar colocada do lado esquerdo ou do lado direito e nela deve constar: o nome completo de quem escreveu a carta, o titulo ou cargo e a finalizar uma assinatura, que deverá ser sempre feita à mão, logo após a despedida. De acordo com o grau de confiança, pode terminar com “sinceros cumprimentos”, “atentamente”, “cordialmente”…

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