Como fazer um plano de operações

Para uma empresa que fabrique produtos ou para uma que forneça serviços, é sempre necessário saber como fazer um plano de operações.

Não basta saber qual o produto ou serviço final que se pretende propor aos clientes, deve existir também na empresa uma série de procedimentos definidos.

Plano de operações

Um plano de operações é um documento que deve descrever com bastante pormenor todas as tarefas necessárias à fabricação de um produto ou à prestação de um serviço, desde o início ao fim. Tipicamente desde a receção dos diversos materiais até à armazenagem do produto.

Com um plano de operações será possível prever, por um lado, o tempo que vai demorar a realizar a operação e, por outro, quantas pessoas serão necessárias para efetuar a tarefa.

A lista dos elementos essenciais que deverão constar para cada tarefa são uma descrição, o tempo necessário e os recursos humanos para cumprir a operação, o equipamento que é preciso para as várias fases do processo, bem como a quantificação dos resultados e de como deve ser feito o controlo das operações.

Análise

Fazer um plano deverá ainda implicar analisar questões fundamentais acerca das tarefas do processo: quais são, quem as executa, quando cada uma é feita e onde deverá ser realizada.

De qualquer modo, o tempo que demora a executar cada fase de um plano de operações acaba por ser uma variável extremamente importante, sendo frequentemente um elemento que poderá ser melhorado por forma a reduzir substancialmente os custos de produção.

O ciclo de produção indica o tempo necessário para completar a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço desde o momento zero. Um plano de operações acaba por ser um documento essencial para uma efetiva gestão de stocks, tanto a nível de matérias-primas como de produtos acabados.

Decomposição de custos

Para fazer um plano de operações rigoroso é necessária uma série de informações, como o volume de encomendas de clientes em carteira e qual a previsão das vendas por forma a ter stock para as satisfazer. Mas um plano de operações também se torna essencial para se conseguir diminuir os custos de fabricação ou de produção. Assim, para que isso seja possível, terá toda a utilidade efetuar a decomposição de custos.

Da facto, é praticamente impossível identificar, em teoria e em definitivo, qual a melhor implementação de equipamentos e de pessoas de modo a maximizar a produção, por forma a que exista o mínimo dos mínimos de tempos que não sejam produtivos.

Por outro lado, para fazer um plano de operações, não bastará introduzir fatores produtivos na empresa, como a mão-de-ora, matérias-primas e outros inputs, pois é sempre necessário saber qual a capacidade máxima de produção.

Em todo o caso, para se saber como fazer um plano de operações, por forma a gerir uma produção eficaz, há que ser elaborado um manual operativo. A sua extensão e complexidade deverão ser proporcionais ao tamanho da unidade produtiva e da sua capacidade.