Como fazer um plano de comunicação interna

Um plano de comunicação interna consiste na tradução operacional da estratégia de uma empresa. É um instrumento de gestão cujo objetivo é traduzir a política de comunicação interna da empresa num conjunto de ações coerentes e ordenadas.

Assim, antes de se fazer um plano de comunicação interna para a sua empresa, deverá refletir e ponderar bastante pois trata-se de um trabalho conjunto do maior número de pessoas dos diferentes setores da empresa. É óbvio que para se fazer um plano de comunicação interna, há que ter em conta o tamanho da empresa e a sua organização.

Etapas

Saiba que proceder a um plano de comunicação interna, implica passar por variadas etapas antes deste ficar estabelecido e posto em prática.

Inventário e análise das necessidades

Assim, para se ter um plano de comunicação interna eficaz, deverá começar-se pelo inventário e análise das necessidades, onde deverá ser levado a cabo um estudo exaustivo e aprofundado da situação local da empresa, passando pelo inventariar o tipo de informação que cada trabalhador recebe.

Definir objetivos

Posto isto, um segundo passo para saber como fazer um plano de comunicação interna, é definir os objetivos dessa comunicação. Há que começar por sensibilizar os funcionários às ações da empresa e responder às suas necessidades de informação. Ao explicar uma empresa aos funcionários, também se estará a criar uma identidade de empresa e uma cultura comum, onde os funcionários são informados antes da informação ir para o exterior.

Por outro lado, outros objetivos que deverão estar claramente definidos é ajudar os gestores a animar as equipas, construindo um espírito de equipa e reforçando a coesão. Há que preparar os trabalhadores para as mudanças que irão ocorrer na organização.

Conteúdo da comunicação

Em terceiro lugar, ao se fazer um plano de comunicação interna, deverá ser definido qual o conteúdo da comunicação, o que passa pela definição de mensagens, representações e imagens que se pretendem difundir e também os comportamentos a serem encorajados.

Mas chegou a altura do plano de comunicação interna em que se deverão definir quais as fontes e os alvos da comunicação, ou seja, quem fala e para quem fala.

De facto, a fonte de informação poderá ser interna como externa à empresa. Normalmente é a administração que constitui a fonte mais importante no que respeita ao volume e peso estratégico. Mas outras fontes também podem ser solicitadas, como um serviço ou departamento da empresa, uma filiar ou uma função (comercial ou administrativa, por exemplo). Mas há que ter em mente que a comunicação interna também tem uma missão de procura de informação junto de agentes exteriores como as coletividades, especialistas e mesmo concorrentes.

Instrumentos e ações utilizados

Mas, para se fazer um plano de comunicação interna, também se deve saber quais os instrumentos e ações que vão ser utilizados e ter lugar. Existem vários critérios de escolha, como o impacto previsível que a comunicação vai ter, a qualidade de como vai ser recebida e o custo de ser fabricada e difundida. Outros fatores também poderão ser escolhidos como partes do plano, como os riscos no caso de ocorrer um atraso na difusão da comunicação e manter a mensagem a ser transmitida inalterada.

Orçamento

Claro que também para se fazer um plano de comunicação interna há um orçamento. Este orçamento do plano de comunicação corresponde às despesas a efetuar com os suportes e ações previstas nesse ano, sendo que as despesas estruturais não deverão estar integradas.