Soluções para arquivar documentos de uma empresa

Uma correta gestão documental é essencial ao bom funcionamento de qualquer empresa. Arquivar documentos torna-se por isso  fundamental, sendo uma boa eficácia na organização de documentos, provenientes do exterior ou internos, assim como a coordenação e controle da informação, um forte contributo para a solução de problemas e melhoria de gestão do negócio da empresa.

Com o rápido desenvolvimento dos sistemas informáticos, novas formas de arquivar documentos ganharam maior popularidade, como é o caso da digitalização, microfilmagem e até mesmo informatização. Com o recurso às novas tecnologias, tornou-se então possível colocar de parte arquivos em formato exclusivamente de papel, que sempre foram  um grande custo para todas as empresas, tanto no sentido físico, devido ao espaço, como no sentido de pesquisa e busca, devido à sua morosidade e ineficácia.

Digitalização de documentos

Através deste processo para arquivar documentos, a informação anteriormente armazenada em papel é transformada num formado digital que pode ser utilizado no computador, como é por exemplo o caso dos CD-ROM. A digitalização de documentos confidenciais ou do arquivo morto pode ser levada a cabo por empresas especializadas, em regime de outsourcing, que possuem tecnologia para validar os dados, controlar a qualidade e entregar novamente ao cliente. É no entanto fundamental que seja preservada a autenticidade e integridade da informação.

Através deste processo não é só é possível poupar em espaço físico, como também aceder mais rapidamente a toda a informação disponível e com maior facilidade. Desta forma, pode-se aproveitar todo o tempo desperdiçado anteriormente com a pesquisa e consulta em formato papel e direciona-lo para outras tarefas, acabando por se verificar um aumento de produtividade, tanto dos colaboradores, como da própria empresa.

Microfilmagem de documentos

As empresas podem também recorrer ao sistema de microfilmagem para reduzir drasticamente o volume dos seus arquivos. A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação,que funciona através da captação das imagens de documentos por processo fotográfico. Uma das suas grandes vantagens é o seu custo reduzido e o facto de garantir os mesmos efeitos legais dos documentos originais, que podem, inclusive, ser eliminados após o processo de microfilmagem. Deverá ser feita uma cópia do microfilme original para consulta diária, mantendo o original em segurança nos arquivos da empresa.

Com a microfilmagem de documentos importantes da empresa, não só preserva-se a integridade e autenticidade do documento, como também se garante a sua durabilidade. A microfilmagem é também independente de qualquer evolução tecnológica, podendo ser facilmente consultada em qualquer situação.

Informatização de documentos

Parte dos documentos confidenciais de uma empresa podem ainda ser elaborados no computador e, com o recurso a programas específicos de protecção de dados, mantendo-se confidencialmente arquivados neste suporte informático. Arquivar documentos neste suporte informático, vai permitir aceder mais rapidamente à informação, através do recurso de pesquisa por palavras-chave. Facilita também a organização do próprio arquivo, assim como o transporte da informações relevantes para a empresa de uma localização para outra.


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