Software de Gestão para Coordenar Projectos

Tipos de software de gestão para ajudar a coordenar Muitas pessoas num único projecto

Software de gestão de projectos mantém os grandes projectos organizados.
Não é fácil organizar um projecto e manter o pessoal focado no mesmo. Hoje, a maioria das empresas usam sistemas de computador para gerenciar o seu fluxo de trabalho, incluindo software de projectos.

O software de gestão de projectos tem ajudado as empresas a coordenar eficazmente os membros da equipe e a acompanhar o progresso do projecto. Existem três tipos (principais) de software de gerenciamento de projectos, programas baseados na Web, software baseado no computador e software gratuito.

Software de gestão de projectos baseado na Internet

Os programas baseados na Web estão a subir em popularidade. Em vez de instalar software no computador de cada membro do projecto, os programas são executados num servidor da Web e qualquer computador conectado à Internet pode aceder. Esta opção é ideal para empresas com funcionários em diferentes localidades.

Existem diversos programas de gerenciamento de projectos no mercado, oferecendo muitas opções e, que podem facilmente ser adaptados à maioria das empresas

Software de gestão baseado em computador

Para uma empresa que realiza todos os seus negócios de um escritório central, existe um software de gestão baseado em computador. Este software é carregado num servidor da empresa e, instalado em cada computador que terá acesso ao software.

Software de Gerenciamento de Projectos – gratuito

Existem muitos produtos (gratuitos) disponíveis para ajudar as pequenas empresas a gerir os seus projectos. Muitos destes programas oferecem personalização, para atender às necessidades de qualquer projecto. Existem alguns programas gratuitos disponíveis, mas projectos maiores, com equipas maiores podem exigir mais do que um recurso gratuito. Uma lista de software de gerenciamento de projectos está disponível gratuitamente na softwareprojects.org.

Como escolher o software de gestão de projectos certo

Software de gestão pode ser uma ferramenta útil para monitorar os marcos do projecto, mantendo os membros do projecto informados das listas de tarefas e agendamento de reuniões.

As pequenas empresas normalmente começam com folhas de planeamento, seguidas de uma ferramenta on-line como o Google Docs, mais tarde apercebem-se que precisam de algo mais abrangente.

A escolha do software correcto

Há três perguntas que uma empresa deve considerar ao decidir se precisa de um software de gerenciamento de projectos.

  1. É uma organização baseada em projectos?
  2. Tem mais de cinco membros na equipe do projecto?
  3. Utiliza várias folhas de planeamento para a previsão do seu trabalho, para controlar custos, a situação do projecto, ou cobrança de projectos?

“Se a resposta for sim para as três perguntas, você precisa de uma base de dados centralizada e um sistema de gerenciamento de projectos, online, para o ajudar a melhorar a comunicação do projecto, previsão de novos projectos, controlar os custos do projecto, e facturar com mais eficiência e rapidez”.

“As características mais importantes para o pequeno empresário devem ser a simplicidade e a robustez”, diz Sharon Vardi, vice-presidente de marketing da Clarizen.

“Algumas ferramentas são muito complicados, enquanto outras são muito simples e falta-lhes os recursos necessários, a melhor coisa a fazer é encontrar uma solução que tenha equilíbrio entre a usabilidade e a robustez.”

Outra característica importante é a capacidade que a ferramenta tem de crescer a par com o negócio. Assim não terá que comprar outra ferramenta, quando a sua empresa crescer. Pode adquirir um sistema que permite adicionar mais licenças (para acomodar mais funcionários) e recursos, incluindo a gestão de portfolios, que permite que a empresa avalie a forma como os diferentes projectos se ligam uns com os outros.


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