Software de Gestão ERP – O que é?

ERP, abreviação de ‘planeamento de recursos empresariais’, um sistema de gestão empresarial que integra todas as facetas do negócio, incluindo planeamento, fabricação, vendas e marketing. À medida que a metodologia ERP se tem tornado mais popular, as aplicações de software surgiram para ajudar os gerentes de negócios a implementar software de gestão ERP nas actividades comerciais, tais como controle de stock, acompanhamento de encomendas, atendimento ao cliente, finanças e recursos humanos.

Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema informático integrado usado para gerir recursos internos e externos, incluindo bens tangíveis, recursos financeiros, materiais e recursos humanos.

A sua finalidade é facilitar o fluxo de informação entre todas as funções dentro dos limites da organização e gerir as conexões com os accionistas externos. É construído sobre uma base de dados centralizada e, normalmente utiliza uma plataforma informática comum, os sistemas ERP consolidam todas as operações do negócio num ambiente uniforme em toda a empresa.
Um sistema ERP pode residir num servidor centralizado ou ser distribuído em hardware modular e unidades de software que fornecem “serviços” e comunicam numa rede de área local. O projecto distribuído permite que a empresa monte módulos de diferentes fornecedores, sem a necessidade de colocar vários sistemas informáticos complexos e caros em sectores que não utilizaram a sua capacidade total.

O software Enterprise Resource Planning, ou ERP, não faz jus à sua sigla.

Esqueça o planeamento, o software faz pouco planeamento e esqueça recurso, é um termo descartável. Mas lembre-se da parte da empresa. Esta é a verdadeira ambição do software ERP, que tenta integrar todos os departamentos e funções da empresa num único sistema informático que possa atender às necessidades particulares de todos os departamentos da empresa.
ERP é o único programa de software que serve as necessidades de quem trabalha no sector das finanças, assim como de quem trabalha no sector de recursos humanos ou no armazém. Cada um destes departamentos geralmente tem o seu próprio sistema de informática optimizado para as formas específicas do trabalho do seu departamento, mas o software de gestão ERP combina tudo num único programa de software integrado, que funciona a partir de uma única base de dados, para que os vários departamentos possam partilhar as suas informações e comunicar com facilidade uns com os outros.
Esta abordagem integrada pode ter um retorno muito grande se as empresas instalarem o software ERP, correctamente.

Tomamos por exemplo, uma encomenda de cliente. Normalmente, quando um cliente coloca uma encomenda, essa folha de papel começa uma jornada dentro da empresa, de cesta de entrada em cesta de entrada, muitas vezes sendo introduzida nos sistemas informáticos dos vários departamentos da empresa. Todo este processo causa atrasos, percas e possíveis enganos durante a introdução dos dados. Contudo, ninguém dentro da empresa sabe verdadeiramente qual é o ponto de situação da encomenda, porque não há maneira de o departamento de finanças, por exemplo, entrar no sistema informático do armazém para ver se o item foi enviado. “Terá que ligar ao armazém” é o que os clientes frustrados mais ouvem quando ligam para a empresa, para saber da sua encomenda.

O software de gestão ERP elimina os sistemas informáticos autónomos, e substitui-os com um único programa unificado, dividido em módulos de software que juntam os sistemas autónomos. Cada departamento tem o seu próprio software, mas com o software ERP está tudo interligado de modo a que alguém no departamento das finanças possa aceder ao software do armazém para ver se uma encomenda foi enviada.