Reuniões virtuais eficazes

Numa época em que somos inundados com ideias cada vez menos optimistas de uma sociedade em crise, muitas empresas preocupam-se em direccionar cada vez mais as suas prioridades para a redução de custos e uma maior produtividade.

Reuniões tradicionais, onde os participantes se organizam e reúnem num só lugar, consomem recursos que podem tornar a sua participação e presença mais complicada. É por isso imperativo pensar em alternativas e direccionar o orçamento disponível, tempo e energia despendidos numa reunião cara a cara, para outras áreas da organização. Isto é possível se a empresa começar a implementar estratégias para levar a cabo reuniões virtuais eficazes.

Através de teleconferências e reuniões virtuais é possível reduzir drasticamente alguns dos custos muitas vezes associados às reuniões de negócios. Estes meios virtuais permitem que os participantes participem nas reuniões da empresa , não importa onde eles estejam localizados, sem incorrer em despesas de viagem, como valor da deslocação, hospedagem, refeição e outros custos inerentes.

Reuniões virtuais produtivas

As reuniões virtuais, quer sejam em sistemas de áudio ou vídeo,  podem ser facilmente realizáveis com recurso a um computador comum. Adicionalmente é necessário possuir placa de som, webcam, microfone, altifalantes e uma boa conexão à Internet para que os participantes debatam qualquer assunto, durante a reunião, no conforto da sua localização.

Contudo, não são apenas os aspectos tecnológicos que tornam uma reunião virtual bem sucedida. É preciso efetuar um planeamento cuidado e respeitar algumas regras de etiqueta para que seja possível cativar os participantes.

Seguem-se alguns exemplos:

  • Interatividade: As reuniões virtuais podem ser bastante impessoais devido ao distanciamento entre os participantes. Por esta razão, torna-se fundamental cativar os intervenientes mostrando-se interativo. Antes do inicio da reunião comece por desligar o seu telemóvel (celular), pois este vai perturbar a reunião e causar demasiada interferência. De seguida cumprimente todos os presentes e dedique os minutos iniciais a quebrar o gelo numa conversa informal. Siga o plano de reunião, mas permita que os restantes intervenientes da reunião participem de forma produtiva, dando as suas ideias e desenvolvendo os seus argumentos. Afinal de contas, se convocou a reunião é porque estava interessado na sua participação. Caso apenas quisesse comunicar algo, um simples e-mail seria suficiente. Se nas reuniões ao vivo o monólogo é monótono, numa reunião virtual é um verdadeiro convite ao sono.
  • Inteligente uso da tecnologia: Hoje em dia existem ao nosso dispor imensas ferramentas que podem ser utilizadas para tornar reuniões e apresentações mais eficazes e produtivas. Sempre que possível faça uso destas, mas não exagere! Utilize-as apenas para o que for estritamente necessário e sempre que se justifique. Lembre-se também que é fundamental que teste os equipamentos que irá utilizar antes do início da reunião.
  • Não interprete o silêncio: Como saber se o silêncio no final de uma apresentação de ideias é sinal de concordância, discordância ou falta de motivação? Ao vivo, é possível identificar a natureza do silêncio pelas reações corporais e faciais. Num meio virtual, não arrisque. Em caso de dúvida, a melhor opção é proceder a uma votação anónima, de forma a  averiguar concretamente qual é a opinião de todos os participantes da reunião virtual da empresa.

Deixe a sua resposta