Requisitos de uma secretária eficaz

Longe vão os tempos em que uma secretária ficava no escritório sentada o dia todo a desenvolver unicamente tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado para a empresa como o atendimento telefónico, a datilografia de cartas, a marcação de viagens, ou até, o serviço de cafés. Este tipo de tarefas ainda fazem parte das atividades de uma secretária, mas estão longe de serem as principais atribuições dessa nova profissional.

A secretária do século XXI mantém um papel cada vez mais ativo e importante no desenvolvimento e sucesso da empresa. Ela deverá ser como uma “sombra” do seu director e o principal elo de contacto entre a empresa e os clientes internos (funcionários e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores).

Por isso, a secretária deverá ter alguns requisitos essenciais para desenvolver as suas importantes funções da forma mais eficiente possível. Competências a nível de organização pessoal, flexibilidade, domínio de línguas e das novas tecnologias, assim como uma personalidade ativa e cativante são imprescindíveis para ser uma excelente profissional nesta área.

Fique agora a conhecer mais a fundo outros dos requisitos essenciais para ser uma secretária eficaz:

Boa capacidade de comunicação

Grande parte das funções de uma secretária passam por conseguir comunicar eficientemente com o seu superior hierárquico, assim como com os restantes executivos internos ou até externos à empresa. Muitas das vezes a secretária é o primeiro elo de ligação entre quem tenta entrar em contado com as chefias, devendo por isso saber comunicar e prestar um bom atendimento ao cliente.

Boas competências técnicas

A secretária dos tempos modernos precisa de estar familiarizada com a utilização de equipamentos de escritório, tais como fotocopiadoras, máquinas de fax, computadores pessoais, entre outros. Parte das tarefas da secretária são feitas com recurso ao computador, sendo fundamental que saiba trabalhar com determinado software, que depende das necessidades específicas de cada empresa e gestores.

Uma secretária está, por exemplo, encarregue de manter a agenda do seu diretor atualizada e de marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens. As suas principais funções envolvem também redigir relatórios, apresentações e outros documentos. Um dos problemas diários mais importantes de uma secretária é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer não só boas capacidades de sistematização de processos, como também de organização pessoal.

Boa gestão de tempo e tarefas

Uma secretária eficiente precisa de saber gerir todas as suas tarefas, quer sejam diárias, semanais ou a até de longo prazo. A secretária deve saber administrar e estabelecer os assuntos prioritários que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu superior. Entre essas tarefas podemos encontrar: separar e organizar o trabalho do dia, assim como o trabalho que se encontra pendente ou atrasado; dar apoio a reuniões e certificar-se que está tudo organizado para o o bom funcionamento destas; Fazer o levantamento da correspondência e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a assinatura de cartas, cheques ou facturas.

Uma boa secretária tem a capacidade de efetuar as suas tarefas rotineiras, mas estar também preparada para resolver todos os imprevistos que vão acontecendo ao longo do dia. A função de secretariado está assim a ficar cada vez mais exigente, sendo esperado que uma secretária possua determinado número de competências e também domínio em áreas como procedimentos comerciais, gestão financeira e até em assuntos legais. A mentalidade das empresas também está a mudar. Hoje em dia as empresas começam a ter consciência que é essencial apostar e investir na formação deste tipo de profissionais.