Dicas para organizar reuniões de negócios

Organizar reuniões de negócios bem sucedidas nem sempre é uma tarefa fácil e depende em grande parte da forma como foram planeadas e preparadas. Não dar a devida importância a este pormenor pode resultar numa reunião desastrosa, pouco produtiva e numa enorme perda de tempo para os intervenientes, o que pode resultar numa imagem menos positiva para a empresa.

Conheça agora algumas dicas para organizar reuniões com sucesso.

Participantes, localização e duração

  • Prepare a reunião com antecedência. As reuniões fazem parte do seu trabalho, não são uma mera distração ou pausa das tarefas habituais. Quanto mais bem preparado estiver, melhores resultados irá alcançar.
  • Defina quem vai participar na reunião. Deve definir o número de participantes para cada reunião que pensar organizar. Só deve participar na reunião quem esteja verdadeiramente relacionado com os temas expostos. Selecionar os intervenientes certos é tão importante quanto as questões que vão ser discutidas.
  • Tenha em conta a proveniência dos participantes. É essencial que o tempo que os seus participantes levam a chegar ao local da reunião esteja em sintonia com a duração desta. Não faz sentido que os participantes levem 24 horas em viagem, para depois a reunião demorar apenas uma hora.
  • Escolha a localização de acordo com a temática da reunião.A localização para reunião deverá ser escolhida tendo em conta a sua temática e função. Por exemplo, no caso de uma reunião de motivação para a sua equipa de vendas deverá optar por um local dinâmico e propicio a estimular a criatividade, e nunca uma aborrecida sala de hotel.
  • Defina horários.  É importante dar tempo suficiente para que todos os pontos de vista possam ser expressos. Uma estratégia eficaz para forçar o grupo a chegar a uma decisão rapidamente é agendar um tempo para a realização da reunião muito curto. Certifique-se no entanto, que se mantém focado e evita distrações. Outra estratégia é realizar as reuniões logo de manhã cedo, a fim de evitar ausências devido a outros compromissos durante o dia.
  • Lembre-se de convidar os participantes com alguma antecedência. É importante que os intervenientes tenham conhecimento da reunião com alguma antecedência, de forma a que também possa receber as confirmações a tempo de planear a ordem de trabalhos.
  • Estabeleça a ordem de trabalhos. Crie uma ordem de trabalhos juntamente com alguns participantes da reunião e pense cuidadosamente em todos os tópicos a abordar. Divulgue e distribua essa ordem de trabalhos com antecedência a todos os participantes para que tenham conhecimento do local da reunião, hora e assuntos. Desta forma os participantes podem também eles próprios preparar-se para os temas a serem abordados.
  • Distribua documentação. Para que a reunião de negócios se revele realmente produtiva prepare e distribua documentação (em formato papel ou electrónico) pelos participantes para que se possam preparar e ficar com notas sobre os assuntos discutidos.

Com uma preparação prévia e planeamento eficaz vai conseguir que as suas reuniões de negócios alcancem os objetivos propostos, melhorando a produtividade tanto para os participantes como para a própria empresa.


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