Dicas para a correta destruição de documentos da empresa

Qualquer empresa, independentemente de ser de maiores dimensões ou mais pequena, vai acumulando uma grande quantidade de diversos documentos ao longo do seu tempo de existência. Por muito bem organizada que seja, por vezes não é possível evitar esta acumulação de papel e documentos considerados importantes para o bom funcionamento e histórico da empresa.

O maior problema com que as empresas se deparam não reside apenas na imensa quantidade de documentos acumulados, mas sim com o fato da maioria destes documentos ser de natureza confidencial, com informação importante acerca do seu negócio, consumidores e potenciais clientes. Se estes documentos caírem nas mãos erradas, estas informações confidenciais podem ser utilizadas para atividades e fins ilegais, tais como falsificação de identidade ou até fraude.

Torna-se por isso fundamental que a destruição de documentos de cada empresa seja feita da forma mais apropriada, preservando a sua segurança e confidencialidade tanto das informações do negócio, como dos próprios clientes.

Aqui ficam algumas dicas para a correta destruição de documentos da empresa:

Manutenção e segurança dos documentos na empresa

Dos documentos existentes numa empresa, os que dão certamente mais dores de cabeça são os chamados “documentos confidenciais”. É o caso do arquivo morto, por exemplo ocupado com os papéis fiscais que já excederam os 10 anos de vida de conservação a que algumas empresas estão obrigadas. Neste caso, não se pode falar unicamente de destruição de documentos, pois pode tornar-se necessária a sua consulta em determinada situação, sendo essencial por isso, que estes documentos sejam guardados sob rigorosas condições de segurança e confidencialidade.

Regularmente é importante realizar auditorias de segurança dos dados, de forma a detectar as áreas que podem ser mais vulneráveis ​​à perda de documentos e roubo. Além disso, é importante que os colaboradores da empresa sejam treinados para o correto manuseio destes documentos sensíveis. É necessário também que a empresa tenha uma política de segurança dos seus documentos implementada e em funcionamento.

Contratar uma empresa de destruição de documentos

Algumas empresas optam por recorrer a ajuda externa, para garantir a segurança da operação de destruição dos seus documentos mais importantes. Esta escolha vai garantir uma segurança maior, pois são empresas especializadas neste tipo de serviços.

Estas empresas de destruição de documentos seguem alguns critérios essenciais. Enumeramos alguns:

  • Recolha do documentos da empresa em datas previamente combinadas. Os meios de transporte utilizados deverão ter em conta o volume de documentos que irá ser destruído. Os documentos devem ser sempre transportados em veículos fechados e bem de forma bem acondicionada. Só devem também ser manuseados por pessoal especializado.
  • Destruição através da trituração dos documentos, que pode ser feita, inclusive, antes da recolha da empresa especializada, caso a empresa proprietária já possua meios de trituração próprios. Em muitos casos as empresas já possuem equipamento nas suas instalações para triturar e compactar documentos desnecessários ou do arquivo morto. A recolha e a trituração pode também ser feita em simultâneo pela empresa externa, caso a empresa proprietária não disponha do equipamento necessário para a função.
  • Cumprindo as normas de segurança adequadas, os documentos destruídos podem também vir a ser utilizados para reciclagem.


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