Delegar responsabilidades

Muitos gestores mostram-se bastante relutantes em delegar responsabilidades ou tarefas na sua empresa. Mas, na verdade, recusar-se a delegar pode ser uma armadilha na gestão do seu tempo. Lembre-se: é melhor pôr dez pessoas a trabalhar do que fazer o trabalho de dez pessoas.

Há muitas razões que o podem levar a ser relutante em delegar responsabilidades. Algumas das seguintes desculpas soam-lhe familiares?

  • Eu consigo fazer melhor.
  • Mais ninguém vai conseguir fazê-lo bem.
  • Sou o único com as qualificações adequadas para o fazer.
  • Os restantes funcionários já têm muitas tarefas para fazer.
  • É mais rápido se o fizer sozinho.

Embora estas possam parecer boas razões, provavelmente, não são muito realistas. Se o permitir, o nível de qualidade e competência da sua equipa de colaboradores é capaz de surpreendê-lo, para além de que também lhe irá poupar algum tempo e uma enorme quantidade de stress.

Siga algumas das nossas dicas para aprender a delegar responsabilidades eficazmente:

Selecione a pessoa certa

Quando tiver decidido delegar parte das suas responsabilidades ou tarefas, o primeiro passo a seguir é saber em quem depositar a sua confiança para as levar a cabo eficazmente. A pessoa que tem em mente tem as competências suficientes para realizar a tarefa? Aprende rápido? Se a resposta a estas duas perguntas for um “sim”, então definitivamente é a escolha acertada. Informe o seu colaborador de todos os detalhes e do que é esperado do seu trabalho, definindo um prazo e/ou metas para a sua conclusão.

Se não conseguir alguém que tenha as competências necessárias para desenvolver a tarefa, então considere dar formação. Esta solução pode revelar-se num excelente investimento a longo prazo.

Motivação

Informe o funcionário da razão porque este foi escolhido e porque mereceu a sua confiança. Tenha o cuidado de fazer um elogio genuíno que mostre que reconhece as suas competências e que demonstre que é a pessoa certa para o trabalho. Encoraje também em quem delegou a tarefa a ser independente e a tomar as suas próprias decisões. Desta forma está a dar-lhe a liberdade para levar a cabo a tarefa e conclui-la segundo a sua própria visão.

Ensine os seus funcionários a solucionar problemas

Quando os seus funcionários vierem ter consigo para pedir algum conselho ou resolver um problema, resista ao impulso de tomar as rédeas da situação como se o projecto fosse seu. Em alternativa, ofereça apenas sugestões e conselhos. Peça feedback ao seus funcionários acerca das suas ideias e das soluções que pensam ser mais eficazes. Torne claro que são eles que estão encarregados de chegar a uma boa conclusão.

Recompense o esforço

Um bom trabalho merece ser publicamente recompensado. Não se esqueça de recompensar os funcionários em que delegou tarefas com o seu reconhecimento, pois desta forma está a incentivar comportamentos futuros semelhantes e igual empenho da sua parte. No entanto, tenha o cuidado de que se o resultado final não for o ideal, de demonstrar o reconhecimento pelo tempo e trabalho duro que empenharam na realização da tarefa.

Não espere perfeição

Aprender a delegar responsabilidades eficazmente requer algum tempo, por isso seja paciente e procure por em pratica as nossas dicas. Para atender às expectativas de todos, é uma boa ideia não esperar a perfeição. Em vez disso, tente estabelecer claramente um padrão de qualidade e dê um prazo razoável para o alcançar.


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