Como reduzir os custos com viagens da empresa

As viagens de negócios são consideradas como uma das mais importantes ferramentas para o comércio e marketing de empresas de qualquer dimensão, grandes ou pequenas. Torna-se por isso fundamental para uma empresa em crescimento e que procure expandir-se no mercado, reduzir os custos elevados que podem advir das inúmeras viagens de negócios que tem de realizar com os seus colaboradores.

Despesas com bilhetes de avião, aluguer de viaturas, refeições e alojamento são normalmente necessidades incontornáveis e bastante dispendiosas, pois nem sempre o cliente arca com este tipo de custos. Felizmente, existem muitas maneiras simples de reduzir as despesas destas viagens de negócios. Através de um rigoroso planeamento e um uso habilidoso dos recursos financeiros, você ou a sua empresa podem economizar uma quantia considerável de dinheiro em viagens de negócios.

Seguem-se algumas dicas para a a sua empresa conseguir reduzir os custos em viagens.

Política de viagens

Uma boa forma de cortar nos custos desnecessários, diretamente ligados às viagens de negócios, é criar uma política de viagens da empresa, que deverá ser rigorosamente seguida pelos seus colaboradores. Estas normas específicas devem incluir os seguintes pontos para o controlo dos custos:

• Reservas de última hora e adiantamentos em dinheiro (a não ser nos casos urgentes e inadiáveis) devem ser evitados ao máximo;
• A empresa deve também exigir a entrega de recibos comprovativos de despesas aos seus colaboradores. Esta medida não só vai permitir um maior controlo dos custos, como também evitar abusos por parte de colaboradores menos “honestos”;
• Para reduzir ainda mais os custos a empresa deve também promover ativamente a utilização de alternativas de transporte menos dispendiosas;
• A empresa deve trabalhar apenas com uma agência de viagens, que deverá servir todos os departamentos;
• E por último, é fundamental que empresa controle a utilização de carros de serviço para uso pessoal bem como as respectivas despesas de combustível, estacionamento, lavagens e portagens.

Reduções de preço e campanhas

Tanto empresas de maiores dimensões como empresas mais pequenas sabem o quanto é fundamental negociar os preços e condições das suas viagens de negócios. É sempre possível negociar, por exemplo, reduções em companhias aéreas, com os hotéis, com as empresas de aluguer de automóveis e com as agências de viagem. Na Internet poderá também encontrar melhores condições e preços do que os que lhe são oferecidos ao telefone.

Preste também atenção às campanhas de fidelização de algumas companhia aéreas ou das próprias agências de viagens com quem trabalha. Para ainda mais reduções mantenha-se atualizado em relação ao leasing de viaturas (com contrato de manutenção e seguros incluídos), cartões de gasolina, cupões de desconto em transportadoras, entre outros exemplos onde poderá poupar bastante dinheiro.

Por último, lembre-se que uma excelente forma de reduzir custos com viagens de negócios da sua empresa é enviando apenas um colaborador para visitar cada cliente e, de preferência, conseguir agrupar numa mesma viagem diversas visitas a clientes que se encontrem perto da mesma localização. Desta forma todo custo com passagens, hospedagem, deslocações e refeições será menor.