Como preparar e gerir uma reunião

Existe uma diversa série de práticas e ferramentas que vão-lhe permitir conseguir tirar todo o proveito e partido das suas reuniões de trabalho.

Um dos segredos principais é levar todos os participantes a partilhar o seu contributo, com o objetivo de conseguir construir os melhores resultados possíveis, pois só desta forma é que vale a pena criar e participar em reuniões.

Seguem-se algumas dicas de como preparar e gerir uma reunião.

Preparação

Ao contrário do que muita gente pensa, a reunião vai começar muito antes do encontro entre os participantes. A sua estrutura deve ser estabelecida por um líder ou moderador antes dela própria acontecer.

Veja o que deve fazer antes:

  •  Planear tudo corretamente. Deve sempre pensar e responder às seguintes questões: Qual é o objetivo principal desta reunião? Esta vai servir para fornecer informações, comunicar uma nova decisão ou apresentar novas propostas? Qual o resultado que se espera da reunião? Quem é que realmente precisa de estar presente?;
  • Antecipar o que é que pode correr mal. A maior parte dos acontecimentos que correm mal numa reunião, estão diretamente relacionados com mal entendidos ou falta de clareza. Se pensar neste sentido, deve rever todas as indicações e o plano;
  • Divulgar o plano. Deve incluir qual é a hora da reunião, o local, objetivos e os assuntos que devem ser tratados.

 

Durante a reunião, deve ter em conta os seguintes aspetos:

  • Deve utilizar uma agenda ou um caderno de notas para ter um guião, deve riscar todos os pontos já discutidos e anunciar os seguintes;
  • Tenha todo o material necessário para que a reunião corra bem;
  • Controle os comportamentos dos membros, seja sempre completamente assertivo no controlo de comportamentos indevidos como por exemplo a agressividade, falta de atenção ou até a timidez.

 

Depois da reunião acontecer, deve fazer o seguinte:

  •  Deve sempre terminar todas as reuniões a tempo e horas para garantir o todo o respeito que os participantes desta mereces. Se possuir a capacidade para conseguir enviar feedback do encontro de uma forma rápida é sem dúvida alguma mais um ponto extra muito importante, poderá enviá-lo por email todas as principais conclusões e decisões que foram feitas na reunião, e se for necessário, até poderá marcar a próxima reunião.

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