Como organizar um sistema de informação para uma empresa

A informação é tudo para uma empresa e um bom sistema de informação empresarial tem a capacidade de auxiliar gestores a tomarem as decisões mais corretas para o sucesso da sua empresa. Torna-se por isso fundamental organizar um sistema de informação empresarial que se transforme numa ferramenta de trabalho que realmente atenda as necessidades dos gestores, com agilidade e confiabilidade necessárias para que a sua empresa se destaque das restantes, no exigente setor empresarial atual.

Organização de um sistema de informação

Para que o sistema de informação de uma empresa seja eficiente é necessário que este esteja organizado em sub-sistemas. Nunca é a melhor opção concentrar toda a informação num só ponto, quer seja por razões de segurança, quer seja por facilitar o acesso de todos os envolvidos à informação disponibilizada. A informação deve ser orgazinada num bom sistema de informação empresarial, que será criado tendo em conta as características específicas de cada empresa.

Não existe uma formula mágica para criar o melhor sistema de informação empresarial, pelo que a criação  de um sistema de recolha, tratamento, armazenagem e transmissão de dados importantes para a empresa vai depender de muitos factores como sejam o sector de actividade ou o estilo de gestão, entre outros.

Cada empresa pode definir duas áreas gerais e mais comuns para organizarem eficientemente o seu sistema de informação:

• Divisão por unidades de negócio da empresa: Os sub-sistemas são organizados consoante os produtos e os serviços disponibilizados pela empresa. Considerando uma empresa do ramo do vestuário, é possível criar um sistema de informação para a coleção de inverno, um para a coleção deverão, outro para os acessórios, entre outros.No entanto, é preciso ter em conta que este tipo de organização do sistema de informação é mais utilizado em  empresas de maiores dimensões ou empresas onde existe um elevado grau de autonomia nas várias unidades de negócio.
• Divisão por funções da gestão: É a forma mais comum de organização e consiste em organizar todos os sub-sistemas consoante a função das áreas da gestão. Por exemplo, criar um sistema de informação comercial,  um para o setor da produção, outro para o financeiro, entre outros, mas criar também um para as compras e gestão global. É uma forma de organização do sistema de informação muito útil para empresas mais pequenas.

Estes sub-sistemas podem depois ser divididos em sub-áreas, conforme as necessidades e as dimensões da empresa em causa.

O sistema de informação empresarial mais eficaz não deve ser passivo, sendo necessário que esteja sempre a ser actualizado e que se proporcione o rápido intercâmbio de informação entre os vários sub-sistemas. Apenas desta forma é possível que os diversos departamentos ou unidades da empresa se complementem e se desloquem todos para um fim comum.

Em resumo, para que consiga organizar um sistema de informação de uma empresa de forma eficiente, é preciso que os sub-sistemas respondam aos requisitos de informação dos decisores das diferentes unidades de negócio ou das diferentes áreas da gestão, sendo utilizados o sistema de divisão por unidades de negócio ou pela funções de gestão, mas adicionando também a informação proveniente de outras áreas relevantes para a empresa. Um bom sistema de informação empresarial deverá ainda estar organizado de forma a que responda às necessidades globais de informação da gestão de topo agrupando e estruturando os vários tipos de dados de forma a permitir uma visão de conjunto.