Como Funciona um sistema ERP

Enterprise Resource Planning (planeamento de recursos empresariais)

Os computadores tornaram-se complexos e comuns às organizações, por isso é mais fácil integrar todos os dados e módulos de software e hardware de processamento numa grande unidade de acesso e controle mais facilitado. Isto chama-se Enterprise Resource Planning, ou ERP. Normalmente, os sistemas ERP usam a mesma base de dados em toda a empresa para armazenar vários tipos de dados para diferentes funções informatizadas.

Quando o software ERP foi desenvolvido pela primeira vez, os sistemas eram apenas utilizados para empresas de fabricação de grande porte. Hoje, o software ERP beneficia todos os tipos de empresas, mesmo aquelas que são muito pequenas.

Importância da Integração

O objectivo principal do uso de um sistema ERP é integrar os dados e processos de uma empresa para aumentar o fluxo de trabalho.

Sistema ERP Ideal

Idealmente, o sistema ERP deve incluir a integração de todos os módulos do software, tais como, a fabricação, finanças, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos e stocks, projectos, relacionamentos com clientes etc.

Aumento da produtividade com software de gestão ERP

Em vez de ter cada sistema informático a agir por conta própria, o sistema ERP permite que tudo funcione em conjunto, numa harmonia compatível. Isto aumenta a produtividade, melhora a qualidade e reduz os custos. Torna a organização mais competitiva em relação a empresas concorrentes.

Como é que o software ERP pode melhorar o desempenho da gestão de uma empresa?

O software ERP demonstra empenho na forma como melhora o acompanhamento das encomendas tornando-as em facturas e receitas para a empresa, também conhecido como o processo do cumprimento de encomendas. É por isso que o ERP é por vezes referido como sendo o software de BackOffice. Se um representante de atendimento ao cliente aceder a uma encomenda de cliente num sistema ERP, ele vê todas as informações necessárias para completar a encomenda (histórico de crédito do cliente, histórico de encomendas do módulo de finanças, os níveis de stock da empresa, inventário do armazém e os dados de transporte (ou seja, a programação logística), etc.
Os funcionários destes departamentos, vêem todos a mesma informação e podem actualizá-la. Tudo isto acelera o processamento das encomendas e evita erros. O software ERP pode aplicar esta mesma lógica aos outros processos de negócios principais, tais como benefícios de empregados ou relatórios financeiros.

Com o software ERP, os representantes de serviço ao cliente não só inserem dados, mas tornam-se mais responsáveis. O software informa a situação de crédito do cliente como representado no departamento de finanças e os níveis de stock dos produtos pedidos. Será que o cliente vai pagar na hora? Será que a encomenda pode ser enviada dentro dos prazos? Estas são decisões que os representantes de serviço ao cliente nunca tiveram que fazer antes, e as respostas afectam o cliente e todos os outros departamentos da empresa. O pessoal no armazém, que costumava manter os números do stock nas suas cabeças ou em pedaços de papel, agora precisam de os colocar no sistema ERP. A responsabilidade e comunicação dentro das empresas nunca dantes tinham sido testadas desta forma.
As pessoas não gostam de mudar, o software ERP exige mudança na forma como trabalham, é por isso que o valor do software de gestão ERP é tão difícil de definir. Quando instalar o software ERP, deve certificar-se que os seus funcionários alteram a sua forma de trabalhar, doutra maneira não irá ver o valor do software.


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