Como fazer a mudança de instalações

A mudança de instalações é um marco importante para uma empresa, fruto do sucesso adquirido ou até mesmo uma oportunidade de expansão a outros mercados. Um forte incentivo para fazer mudanças poderá ser um menor custo de alojamento num outro local. Serviços como energia, água e outros serviços básicos, tais como manutenção predial também podem ser mais baratos, permitindo às empresas poupar quantias significativas de dinheiro quando comparado com outra localização anterior. A mudança de instalações de uma empresa pode inclusive permitir às empresas usar esse dinheiro para a expansão e outras operações importantes.

Logística de mudança de instalações

Quando se muda uma empresa a tarefa envolve também  a mudança de infra-estruturas técnicas básicas, como é o caso da energia eléctrica, da rede de telecomunicações e do sistema de informática. Esta tarefa requer muitas vezes o apoio de empresas especializadas em mudanças, que oferecem segurança de sucesso nos seus serviços, como seguros caso algo não corra tão bem como previsto.

A instalação da energia eléctrica deve ficar assegurada desde o momento em que começa a planear fazer mudanças. Deverá ser realizado um planeamento para assegurar que estão instaladas todas as tomadas eléctricas necessárias ao correto funcionamento das atividades da empresa. Para tal é necessário haver a definição prévia de “quem muda para onde” para que as tomadas estejam em número suficiente e no local adequado. Equipamentos de uso geral, como fotocopiadoras, máquinas de bebidas ou limpeza, deverão também ser incluídas no planeamento da instalação eléctrica, sendo necessário que existam tomadas para o seu funcionamento.

A instalação da rede de telecomunicações deverá ser iniciada com alguma antecedência em relação à mudança de instalações, uma vez que se trata de um serviço que normalmente requer algum tempo por parte dos vários operadores e que deverá estar operacional antes da chegada do primeiro trabalhador. Tenha em atenção que poderá ser necessário rever toda a central telefónica, pelo que a empresa deverá negociar com o fornecedor a retoma da velha central. Caso não haja uma nova central telefónica  a mudança deverá ocorrer num fim-de-semana, sendo a central dos últimos elementos a sair das velhas instalações e dos primeiros a entrar na nova localização.

A instalação de todo o sistema informático pode implicar a aquisição de novos servidores por parte da empresa, sendo por isso essencial a contratação de especialistas na área de redes informáticas, caso a empresa não possua já técnicos com competências para este tipo de instalação. Os servidores e sistemas centrais são dos últimos equipamentos a sair e dos primeiros a entrar. Os equipamentos devem ser devidamente rotulados e embalados, de forma a evitar-se possíveis danos no seu delicado sistema eléctrico.

Escolha da empresa de mudanças apropriada

Opte sempre por contratar os serviços de uma empresa de mudanças, uma vez que doutra forma poderá correr o risco de ter mais prejuízos do que aquilo que poupa. É fundamental que se informe com alguma antecedência sobre as empresas existentes no mercado e a que mais se adapta às suas necessidades.

A empresa de mudanças deverá estar bem informada acerca de todo o plano de mudanças, sendo uma reunião a realizar-se nas novas instalações fundamental para a empresa conhecer o espaço e a disposição em que deverão ficar todos os materiais a ser transportados. Poderá inclusive facultar à empresa uma planta da localização de destino para facilitar a mudança de instalações.

Lembre-se de verificar sempre se a empresa de mudanças contratada tem seguro adequado para cobrir possíveis danos durante a mudança. Se possível contrate uma empresa especializada em efetuar mudança de instalações de empresas e com boas referências na área. O responsável de projecto deve elaborar um inventário do material a transportar, verificar o seu estado após a entrega e  registar qualquer reclamação relacionada com a mudança.

Preparar os trabalhadores para a mudança

Apenas quando as instalações estiverem completamente prontas é que os trabalhadores deverão mudar-se para as novas instalações. Deverá planear a mudança de instalações tendo em conta o impacto no serviço, e avaliar qual será a melhor altura para efetuar a mudança: se durante o horário de trabalho ou se depois do expediente. Deverá ainda ter em conta um plano de contingência para as pessoas que se encontram de férias, ausentes em serviço ou doentes.

Deverão ser fornecidos aos trabalhadores materiais para poderem embalar corretamente os seus pertences individuais para a mudança de instalações, tais como caixotes, fita-cola e marcadores. Para fazer mudanças cada um tem de identificar as suas coisas com informações como nome, posto de trabalho de onde vem e para onde vai. Os computadores de cada trabalhador são embalados pelo pessoal da mudança, depois de devidamente identificados pelos seus utilizadores.


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