A importância de uma boa comunicação escrita em negócios

A aprendizagem e aperfeiçoamento de competências de comunicação escrita em negócios pode ter um impacto positivo e fundamental no desenvolvimento e sucesso de uma empresa.

Bons canais de comunicação podem ajudar uma organização a funcionar com menos problemas e com maior eficácia. Escrita de qualidade profissional a ser enviada através destes canais melhora a produtividade e a capacidade de todas as áreas funcionais para trabalharem em conjunto, particularmente num ambiente de trabalho cada vez mais global onde a colaboração é a norma que impera.

Persuasão

Profissionais que trabalham na área de vendas e de marketing são particularmente hábeis em usar a palavra escrita para convencer clientes a comprar os produtos da empresa e os seus serviços, ou em último caso, a pelos menos prestarem atenção às suas propagandas. Mas todos sabemos que no mundo dos negócios, por vezes, torna-se necessário persuadir alguém a tomar uma acção através de material escrito previamente enviado. E esta persuasão não acontece apenas no exterior da empresa, mas também nas próprias linhas de comunicação interna. É por exemplo o caso do diretor financeiro de uma empresa que faz recomendações por escrito ao diretor executivo sobre os gastos da empresa ou uma carta de recomendação dos Recursos Humanos para a contratação de um indivíduo em particular.

Clareza

Clareza na escrita é uma das competências mais difíceis de dominar. A escolha correcta das palavras a utilizar numa comunicação escrita vem mais facilmente à mente de alguns de nós do que de outros. O discurso utilizado na comunicação pode fazer toda a diferença no entendimento e reacção de quem a está a ler. Em alguns casos a falta de domínio desta capacidade pode dar azo a sentidos dúbios ou até mesmo erros graves a longo ou curto prazo.

Cortesia profissional

Na Era das mensagens por telemóvel e Internet, a comunicação escrita nos seus moldes mais tradicionais quase que se assume como datada. Hoje em dia, mesmo o e-mail, cada vez mais utilizado, apresenta um estilo muito menos formal em muitas empresas do que uma tradicional carta. Levada ao extremo, este tipo de escrita pode parecer até preguiçosa e muito pouco profissional. Se a comunicação for demasiado abrupta, pode enviar a mensagem de que a pessoa que a recebe não foi suficientemente importante para o remetente dedicar o seu tempo a comunicar em frases completas ou verificar a ortografia e gramática. Por outro lado, um e-mail cuidadosamente escrito pode ser mais impressionante do que uma carta tradiciomal, pois tem o elemento adicional de transmissão rápida – a outra pessoa era tão importante que o remetente quis certificar-se que a mensagem chegou rapidamente.

Inspirar confiança

Supervisores e colegas de trabalho que se expressam bem por escrito, inspiraram um sentimento de confiança, tanto a nível das suas competências como a nível das relações com os restantes colaboradores da empresa. Uma escrita cuidada e bem elaborada transmite a impressão de que uma mente inteligente está por detrás de tais palavras. Por outro lado, uma escrita desleixada pode levar alguns a concluir que quem escreveu não é de todo inteligente. Alguns podem até questionar a sua competência no âmbito de trabalho.

Estas são apenas algumas das razões porque uma boa comunicação escrita é fundamental para vingar no competitivo mundo dos negócios.


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