Como criar um departamento de comunicação na sua empresa

Nos dias que correm é muito importante ter a sua empresa a comunicar com os meios de comunicação social de forma limpa e organizada a fim de obter uma notoriedade superior assim como o máximo de exposição possivel, para que a sua empresa saia beneficiada e mantanha uma boa imagem junto dos clientes e público em geral.

Caso a sua empresa seja uma PME (Pequena ou Média Empresa) poderá optar por dar a função especifica do departamento de comunicação a imprensa, a um ou dois funcionários, juntando outra função de forma a que ambas sejam bem geridas e conseguidas. As empresas de grande porte estrutural, têm por norma um departamento de comunicação próprio, constituído por várias pessoas, que controlam e criam toda a informação da empresa que terá como destino a imprensa e apresentação ao público, seja de produto, serviço, promoção ou até eventos.

As pessoas que ficarem responsáveis pelo departamento de comunicação terão de conseguir filtrar a informação, criando press-releases e comunicados com objectividade assim como responder a questões postas pela própria comunicação social, o que têm sido habitual numa relação entre as empresas e a imprensa.

Outra das vantagens de ter um departamento de comunicação é que conseguirá uniformizar a informação que sai sobre a sua empresa e produtos para o público em geral já que nos dias de hoje, haver informação errada ou comunicados com informação contraditória poderá criar um “buzz” negativo em torno da sua empresa ou marca.

Se não têm departamento de comunicação, procure uma agência de comunicação

Se por qualquer motivo não conseguir criar um departamento de comunicação, poderá sempre procurar empresas especializadas no assunto que poderão fazer esse trabalho pela sua empresa. Os primeiros tipos de empresas a necessitar destes serviços foram as multinacionais, já que precisavam de profissionais na área já com experiência em relações com a imprensa de forma a passar boa informação para o exterior.  Ao longo dos anos e com a importância que a imprensa têm ganho no quotidiano das pessoas comuns, as próprias PME chegam a requisitar este tipo de serviços, em menor escala como é óbvio, mas respeitando a força da comunicação social.

Com a necessidade de comunicação, as empresas que prestam esses serviços foram também elas se multiplicando, sendo que poderá ser complicado para uma empresa decidir a quem entregar este tipo de função.  Uma das opções é consultar a APECOM – Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicação e Relações Públicas e escolher entre os seus parceiros certificados.

Outra opção viável é contactar duas ou três agências de comunicação e ouvir as suas propostas, podendo até pedir exemplos do apoio que as agências poderão dar a sua empresa e como seria tratada a informação e comunicação com a imprensa. Com estes trunfos, poderá optar por dois tipo de selecção da agência de comunicação que prestará esse serviço:

Comparação e Apresentação

Poderá marcar uma reunião com diversas agências de comunicação e pedir para que o profissional faça uma apresentação de informação dada por si, reservando 15 minutos para lhe efectuar umas perguntas e o mesmo responder. Pode também numa vertente mais “cara-a-cara” perguntar ao profissional como apresentaria um produto da sua empresa ou como iria responder a um projecto seu para ser apresentado ao publico ou a imprensa.

Competitividade, Credibilidade e Imaginação

Se optar por esta opção poderá entregar informação às diversas agências de comunicação “concorrentes” e pedir que cada uma faça um projecto de apresentação e comunicado a imprensa, tendo duas ou três pessoas da empresa assistir para de seguida ouvir a opinião das mesmas em relação a clareza de informação, credibilidade, postura a passar informação, às palavras e estruturas usadas. Como está a executar uma espécie de competição, poderá também discutir preços dos serviços sabendo assim a média que se pratica e pagar um valor justo correspondente com o trabalho da agência de comunicação.