Escrever uma carta comercial

Escrever uma carta comercial

No seguimento dos nossos últimos artigos sobre a linguagem e a estrutura correcta a ser utilizada numa carta comercial, chegou o momento de nos debruçarmos um pouco sobre a forma correcta de desenvolver o corpo da carta.

Como temos dito nos restantes artigos, a forma como a carta é estruturada, a sua linguagem e também a forma como é escrita podem fazer toda a diferença na reacção de quem a lê. Muitas vezes, inclusive, as cartas recebidas numa empresa acabam por nem sequer chegar a ser lidas pelo seu destinatário, sendo muitas vezes postas de lado antes de chegar a este. É fundamental, por isso, que a carta seja escrita da forma mais correcta.

No artigo de hoje vamos analisar como se deve desenvolver o corpo de uma carta comercial.

Escrever a carta comercial

Em primeiro lugar é preciso ter o cuidado de evitar alguns erros comuns:

  • Um tom demasiado familiar – É tão prejudicial utilizar um tom demasiado formal, como usar um demasiado familiar. Mesmo que conheça o destinatário, lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por outras pessoas;
  • A verbosidade e a adulação – A primeira esconde o verdadeiro conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição instantânea do leitor. Seja sincero e directo mesmo quando a mensagem é desagradável;
  • Vocabulário inapropriado e vulgar – Uma carta comercial repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo no leitor, que pode ficar com a ideia que a linguagem não é cuidada e que não foi despendido o devido tempo e cuidado aquando da sua redacção.
  • Escrita excessivamente confiante -Frases como “agradecemos antecipadamente”, “sabemos que podemos contar convosco”, “estou seguro de que…” impõem um critério ou uma decisão ao leitor.

Logo no inicio do corpo da carta deverá explicar de forma breve e clara a razão pela qual escreveu a carta e a enviou. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço deve explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.

De seguida, deverá desenvolver o assunto propriamente dito. Faça uma explicação com mais detalhe das razões que o levaram a enviar a carta comercial, de forma a que o leitor compreenda claramente o seu propósito. Dê especial atenção aos seguintes pontos:

  • O texto precisa de ser positivo. Por essa razão evite expressões como “Não é…”, “Não pode…” ou pedidos de desculpa ou de explicações;
  • Evite repetições  e parágrafos demasiados longos, pois pode correr o risco do destinatário se cansar de ler e colocar a carta de lado.
  • Explique as vantagens de optar pelos produtos e serviços da empresa que está a promover;
  • Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de destaque);
  • Deixe claro no texto a forma como o destinatário o poderá contactar.

A carta deve terminar tal como a introdução, de forma breve. Agradeça ao leitor o tempo despendido e atenção dedicada, fazendo um convite para um contacto futuro em breve.

Lembre-se que a carta comercial não deverá ser mais longa que uma página, por isso a mensagem deve ser clara e breve, não dando azo a significados dúbios. A carta deve também ser dirigida a alguém em concreto e não à empresa em geral. Se não conhecer ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função.



Inserido nas categorias Estratégia Empresarial, Processos Administrativos

Etiquetas: , , , ,

Deixe o seu Comentário