Como planear uma mudança de instalações

A mudança de instalações de uma empresa é muito mais que uma simples mudança de bens entre locais. Embora seja um passo decisivo na vida de qualquer empresa, a verdade é que por vezes planear mudanças pode tornar-se numa tarefa stressante e complicada.

As mudanças de instalações devem ser sempre encaradas com optimismo, mantendo-se sempre o dialogo entre todos os intervenientes no processo. Frise sempre os aspectos positivos para uma mudança de instalações, como o sucesso da empresa, a necessidade de expansão e a oportunidade de alcançar novos mercados e mantenha todos os trabalhadores a par da estratégia de mudança, quer seja através de reuniões, almoços, comunicados ou até mesmo através do uso de novas tecnologias, como o email.

A divulgação das orientações básicas do plano de mudança deve ser clara, de forma que a informação seja correctamente apreendida por todos os intervenientes. Desta forma é possível controlar que distorções da informação ocorram , devendo, por isso, evitar-se a transmissão de informações através da cadeia hierárquica.

Planeamento e organização são o sucesso de qualquer mudança

Um planeamento cuidado é decisivo para o sucesso da mudança de instalações. Uma vez que decida proceder à mudança é essencial que comece a desenvolver um plano o mais rapidamente possível. É fundamental que faça um estudo detalhado dos custos envolvidos em todo o processo, a extensão do seu impacto no dia-a-dia dos negócios da empresa e também como os trabalhadores vão ser afectados. Se esta etapa for bem sucedida poderá inclusive identificar pontos em que pode poupar dinheiro e assegurar a forma mais eficiente para levar a cabo todo o processo de mudança.

Deverá avaliar alguns critérios fundamentais quando planear mudanças de instalações:

  • O que mudar: Dependendo do tamanho da empresa, tenha em conta que podem estar envolvidos muitos trabalhadores no processo de mudança e que para além destes ainda existe uma elevada quantidade de material a deslocar. Durante o planeamento crie um inventário em que descrimine quais são os bens essenciais, e que por conseguinte serão deslocados para as novas instalações, e quais são os materiais que podem ser deitados fora.
  • Local de destino: De forma a tornar a mudança de instalações mais eficiente, esteja familiarizado com o novo espaço e com as suas dimensões. Saiba exactamente quem vai mudar para onde e quando isso deverá acontecer. Dê inicio à mudança apenas quando a nova localização já estiver pronta para receber todo o material e trabalhadores, ou poderá correr o risco de ficar eternamente em condições deficientes.
  • Quando mudar: É impossível estabelecer com exactidão uma data específica para a mudança de instalações devido às alterações que podem ocorrer. O critério fundamental a ter em atenção neste aspecto é simples: a mudança deve ocorrer apenas quando as instalações estiverem completamente prontas.

Delegar tarefas e nomear um coordenador

Um responsável pelo projecto de mudança deverá ser nomeado. Essa pessoa irá ficar encarregada de lidar com toda a logística da mudança e será responsável por garantir que tudo corre como o previsto. Deverá ser um pessoa com boas capacidades de gestão, disponibilidade para preparar antecipadamente a mudança, dinâmica e proactiva. Deverá também estar bem informada acerca de todos os aspectos inerentes ao processo de mudança, ser coadjuvado por especialistas e consultores, nomeadamente para os aspectos informáticos, eléctricos e de telecomunicações e ter um orçamento controlado mas disponível para a mudança.

O coordenador deverá ser o elo de ligação entre a empresa, empreiteiros e os próprios trabalhadores. Ao nomear um responsável estará a garantir que todos os atrasos e possíveis alterações são reportados o mais cedo possível, dando-lhe oportunidade para solucionar da melhor forma qualquer problema que ocorra.

Se não existir na empresa uma pessoa com capacidade para assumir a tarefa, então deverá contratar alguém do exterior. Embora seja uma opção mais dispendiosa, poderá vir a ser a mais acertada, acabando o investimento por ser compensado pelos bons resultados.

Atribuição de espaços

O próximo passo a seguir é atribuir um espaço específico a cada funcionário. É fundamental definir quem vai mudar, para onde e a forma de reagrupar as pessoas. O local para onde deverá ir cada trabalhador deverá obedecer a critérios de hierarquização específicos, no entanto, deverá ter sempre em conta também regras de bom senso e lógica que possam aumentar a rentabilidade da empresa.

Normalmente os cargos que englobam o tomar de decisões, como é o caso da direcção da empresa, deverão ocupar espaços mais nobres, sossegados e privados, ficando todos os trabalhadores que apoiam  a direcção posicionados perto da mesma. Também as salas de reunião deverão concentrar-se perto desta área.

Para aumentar a produtividade agrupe as pessoas por equipas ou secções conforme as funções que cada trabalhador exerça. Lembre-se que o mais importante nas mudanças de instalações deve sempre ser o aspecto funcional e não os “privilégios” de cada pessoa. Para tornar a mudança mais eficiente deverá sempre planear as mudanças com alguma antecedência e de forma detalhada.


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