Como realizar uma reunião eficaz

Ninguém gosta de longas reuniões, que não resultam em nada de proveitoso para a empresa e para os intervenientes. E por vezes sentimos que as reuniões poderiam ser mais produtivas e eficientes. O planeamento de reuniões é geralmente um assunto a que muitos gestores não dão a devida importância e que se reflete posteriormente na produtividade das mesmas.

Neste artigo vamos mostrar formas para planear e conduzir uma reunião eficaz, de forma a alcançar todos os objetivos pre-definidos e evitar perdas de tempo desnecessárias:

  • Prepare a reunião com antecedência. As reuniões fazem parte do seu trabalho, não são uma mera distração ou pausa das tarefas habituais. Quanto mais bem preparado estiver, melhores resultados irá alcançar.
  • Selecione cuidadosamente os participantes. Certifique-se que as pessoas interessadas e importantes para a reunião estão presentes. É surpreendente a quantidade de reuniões que ocorrem sem a presença das pessoas indicadas. Selecionar os intervenientes certos é tão importante quanto as questões que vão ser discutidas. Use a seguinte lista: Quem pode prestar consultoria especializada necessária? Quem tem experiência nesse problema? Quem irá apoiar a sua causa? Quem irá se opor a sua causa? Não coloque pessoas populares, persuasivas, ou com posições determinadas. Selecione as  pessoas certas para seu propósito.
  • Estabeleça uma agenda. Crie uma agenda juntamente com alguns participantes da reunião e pense cuidadosamente em todos os tópicos a abordar. Divulgue e distribua a agenda com antecedência a todos os participantes para que tenham conhecimento do local da reunião, hora e ordem de trabalhos. Desta forma os participantes podem também eles próprios preparar-se para os temas a serem abordados.
  • Cumpra horários. Todos nós já sofremos com reuniões que duram mais que o previsto. Este pormenor não teria importância se ninguém tivesse mais nada para fazer. Mas numa empresa atual, trabalho é o que não falta, por isso cada minuto a mais numa reunião é tempo de trabalho irremediavelmente perdido. Estabeleça um horário de inicio e conclusão preciso para a reunião, desta forma vai estimular, inclusive, a participação dos intervenientes.
  • Não faça reuniões em excesso. Apenas faça uma reunião quando é realmente necessário. Não há necessidade de reunir para discutir decisões que já foram tomadas. Por vezes um simples e-email ou telefonema são eficazes para discutir determinados assuntos de menor importância. Reduza o número de reuniões, mas melhore significativamente a qualidade das que conduz.
  • Incentive a participação. Apesar de ter estabelecido objetivos e pontos específicos a serem discutidos na reunião, nunca exclua a possibilidade de uma participação positiva por parte dos restantes intervenientes. As boas ideias e as ideias que fazem a diferença podem vir de qualquer colaborador.
  • Mantenha-se focado. Centre-se no tema e não ceda a distrações. Uma reunião pode facilmente sair fora do tema estabelecido, o que vai inevitavelmente provocar falta de produtividade e objetivos não atingidos na reunião. Entre os tópicos discutidos não deve definitivamente constar o episódio da novela da noite passada.
  • Peça feedback. Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos encontros para que a próxima reunião seja uma reunião eficaz.

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